Практически каждый совет в интернете по поводу организации мероприятий начинается с вопроса о том какая преследуется цель, а заканчивается настоятельной рекомендацией нанимать для праздника одну из компаний профессионально занимающихся их организацией. Попробуем отойти от этой традиции и важность постановки целей не будем обсуждать вовсе — это и так всем понятно, а начнём с рекомендации.
Материал этой статьи появился после прочтения множества отзывов о разных компаниях, а также после общения с сотрудниками компании PromoFabrika, для которых организация мероприятий — интересная и любимая работа, но всё-таки каждодневное занятие и, следовательно, рутина. В результате появился этот список проверки (или как модно говорить сейчас — чек-лист), на позиции которого следует обратить особое внимание, доверяя организацию своего праздника той или иной специализированной компании, чтобы избежать досадных ошибок и накладок.
Претендуя на некоторую универсальность, этот список проверки, конечно, не годится для экзотических вариантов, типа парусной регаты, например. Но для более-менее традиционных праздников, скажем для празднования дня рождения компании этот список вполне подходит (смотрите подробности об организации юбилея компании на сайте PromoFabrikи — http://promofabrika.ru/lp/korporativnye-meropriyatiya/organizaciya-yubilleya-kompanii.html). И не так важно, будет мероприятие проводится в фешенебельном ресторане, «на природе» или в офисе компании, в любом случае нижеследующие пункты следует проверить.
- Начните с проверки меню. Точнее выясните, нет ли каких-то продуктов, которые в меню попасть не должны. Возможно, кто-то из участников является вегетарианцем, имеет проблемы со здоровьем и вынужден ограничивать себя в сладком или остром, не ест определённые продукты согласно своему мировоззрению и тому подобное. Если людей планируется немного, то вопросы питания легко выяснить. Если же предполагается большой праздник, нужно просто позаботиться о том, чтобы были блюда на любой вкус.
- Аналогично предыдущему пункту разберитесь с алкоголем.
- Проверьте доступность мест для справления «естественных потребностей». Убедитесь, что их уровень соответствует ожидаемому.
- Проверьте схему рассадки участников мероприятия. Не поддавайтесь соблазну рассадить только VIP гостей, а «свои» пускай рассаживаются сами — если количество участников больше 10-20 человек, то правильная рассадка — один из важнейших вопросов чтобы праздник удался.
- Продумайте выступления. Речь не идёт о том, чтобы писать речи для выступающих, хотя иногда и это бывает не лишним. Но обязательно надо продумать кому и в каком порядке дать слово.
- Проверьте развлекательную программу. С одной стороны, программа должна быть достаточно насыщенной, чтобы гости не заскучали, с другой стороны, нужно быть готовыми к тому, чтобы исключить часть развлечений, если на них не будет оставаться времени. Но самое главное — развлекательная программа должна быть интересной именно для вашей аудитории.
- Убедитесь, что не только все сотрудники заранее оповещены о предстоящем мероприятии, но и все гости гости получили приглашения. Именно получили, а не «приглашения были отправлены».
- Убедитесь, что все знают где и когда будет проходить мероприятие. Если необходимо, то организуйте транспорт.
- И последнее — согласуйте все ключевые вопросы с тем, кто оплачивает мероприятие. Убедитесь, что руководитель понимает на что конкретно будут потрачены деньги и согласен с этими тратами.
