Виды деловых мероприятий и принципы их организации

04 января 2016

Формирование имиджа компании, развитие партнерских взаимоотношений, решение актуальных задач внутри предприятия, продвижение нового продукта на рынке — для организации деловых мероприятий достаточно много целей и причин. Бизнес-сообщество в России развивается, выходит на новый уровень, и, вместе с тем, повышаются требования к проведению деловых мероприятий.

Организация деловых мероприятий, конференций и семинаров

Кому поручить организацию делового мероприятия?

Вопросы устройства мероприятий различного уровня и формата успешно освоены Event-компаниями, которые постоянно совершенствуют свой опыт. Такие агентства способны предусмотреть все детали предстоящего события, организовать официальные и неформальные мероприятия, включая трансфер, обслуживание и связь с прессой. Кроме того, сотрудники еvent-компаний знают, как работать в пределах установленного бюджета, проявляя креативность и умение оптимизировать расходы. Выбирая подходящее агентство для организации деловых праздников, можно заручиться рекомендациями своих партнеров либо участников ранее проведенных событий.

Если по какой-то причине руководство предприятия не может заключить договор с Event-компанией, то можно поручить организацию мероприятия своим сотрудникам. В этом случае необходимо начать подготовку события не менее чем за два месяца.

Как организовать деловое мероприятие силами компании?

В первую очередь, приказом руководителя назначаются ответственные сотрудники, входящие в команду по организации делового мероприятия. Количество ответственных лиц определяется в зависимости от уровня и формата мероприятия. Нельзя «свалить» все на плечи двух-трех человек, если предполагается проведение значимого события — от этого качество организации только потеряется.

Команда сотрудников определяет цель, формат и концепцию предстоящего события. Мероприятие может быть ориентировано на содержание (знакомство с новым продуктом или услугой, распространение передового опыта, повышение квалификации и прочие информационные задачи) или на установление бизнес-контактов (как внешних, так и внутренних).

Четко поставленные цели и задачи помогут выбрать формат делового мероприятия:

  • Бизнес-завтрак
  • Выставка
  • Демо-день
  • Конференция
  • Конгресс
  • Круглый стол
  • Презентация
  • Переговоры
  • Пресс-конференция
  • Праздник
  • Семинар
  • Совещание
  • Симпозиум
  • Тренинг
  • Форум и другие деловые события

Немаловажно изучить целевую аудиторию участников мероприятия, чтобы максимально учесть их потребности и мотивы.

Следующим этапом подготовки становится составление подробного плана действий, который включает несколько разделов: предварительная работа, собственно событие, «последействие». Будет целесообразно поручить одному из членов команды собрать информацию по успешно реализованным событиям других компаний, чтобы обобщить имеющийся опыт и адаптировать его к условиям предприятия. В общих чертах, подготовка мероприятия должна быть направлена на техническое оснащение, программу события, обслуживание участников, взаимодействие с прессой.

Надо помнить, что каждый формат делового мероприятия имеет свои особенности. Так, организация конференции включает подготовку и публикацию материалов, например, в виде сборников. Успех семинара зависит от «звездного» спикера, а переговоры от создания доброжелательной атмосферы. Все эти тонкости необходимо учитывать при организации делового мероприятия силами компании.

 
 
 
 
[<—в начало раздела<-предыдущая]  [следующая->в конец раздела—|>]
2 из 2 (в разделе «Организация мероприятий»)
Ещё интересные статьи:
 
 
теги:
поиск

главная | о проекте | работа на sovets.ru | карта сайта | прислать совет | спросить совета
www.sovets.ru - советы на все случаи жизни